Come presentare un progetto per ottenere finanziamenti

Progetti finanziati dall'Unione Europea, ecco come presentare un progetto per ottenere i finanziamenti

Presentare progetti per ottenere finanziamenti è di interesse di tutte le tipologie di organizzazioni e imprese, che spesso per sopperire alle proprie limitate risorse economiche, puntano a reperire i fondi per la  realizzazione delle proprie attività di sviluppo.  Infatti, attraverso le diverse opportunità messe a disposizione dagli enti pubblici è possibile ottenere progetti finanziati dall'unione europea, o da enti locali e nazionali.

Per capire come presentare un progetto per otterene un finanziamento e quali sono le fasi che per arrivare a ricevere i fondi necessari alla realizzazione è importante analizzare e approfondire le caratteristiche di un progetto .

Cosa è un progetto

Un progetto, nella definizione espressa Istituto Italiano di Project Management, è “ un’impresa complessa, unica e di durata determinata, volta al raggiungimento di un obiettivo prefissato mediante un processo continuo di pianificazione, esecuzione e controllo di risorse differenziate e con vincoli interdipendenti di costi-tempi-qualità.”

Secondo questa definizione un progetto è caratterizzato da alcuni elementi di base:

• complessità:  il progetto ha generalmente molteplici attività fra loro correlate da vincoli di interdipendenza di natura logica, fisica e temporale,  sulle quali lavorano diverse professionalità;
• unicità: punta alla realizzazione di un prodotto/servizio innovativo per tale motivo non consente l’applicazione di procedure standardizzate; infatti, il si verificano spesso differenze di  contesto socio-economico e di mercato;
• temporaneità: presenta una durata circoscritta da una data di inizio e una di fine prestabilite;  il team viene creato ad hoc per la durata del progetto;
• elaborazione progressiva: viene pianificato prima della sua realizzazione, quindi,  sia la missione, sia la tempistica sono soggette a continue revisioni;
• vincoli: si realizza con un limitato ammontare di risorse (economiche, umane, di tempo);  o si realizza con i vincoli di un finanziamento ricevuto.

I progetti interessano tutte le tipologie di organizzazioni e imprese, che spesso per sopperire alle proprie limitate risorse economiche, puntano a reperire i fondi per la loro realizzazione attraverso le opportunità di finanziamento messe a disposizione da enti locali o organismi europei.

Dove trovare finanziamenti per un progetto

Esistono, infatti, diversi strumenti, più o meno complessi, finalizzati a sostenere finanziariamente lo sviluppo di un progetto aziendale.

I contributi pubblici, europei, nazionali e regionali, rappresentano oggi la migliore soluzione per finanziare progetti, offrono diversificati strumenti che possono essere utilizzati in funzione della tipologia di intervento progettuale o della forma di impresa.

Per finanziare un progetto attraverso fondi pubblici l’azienda deve mettere in piedi una specifica organizzazione, in grado di rispondere alle richieste formali della tipologia di finanziamento scelto. Infatti, per accedere a un finanziamento è necessario produrre, oltre al documento progettuale, la documentazione formale utile all’ente finanziatore per valutare la capacità dell’azienda sia dal punto vista organizzativo-manageriale, sia economico-finanziario. Inoltre, per presentare un progetto per ottenere finanziamenti in risposta ad un bando, secondo la linea di finanziamento scelta, l’azienda deve seguire un percorso che può essere suddiviso in fasi consequenziali:

1. descrizione dell’idea progettuale: la definizione dell’idea progettuale (abstract) è fondamentale per definire la coerenza con la linea di finanziamento scelta (bando), oltre ad essere utile per scegliere partner e team di lavoro.
2. Definizione degli obiettivi, è necessario costruire obiettivi chiari e raggiungibili, coerenti con quelli del bando.
3. Scelta del partenariato, molti bandi sia nazionali che europei richiedono di lavorare in partnership; per ottimizzare i vantaggio offerti dal finanziamento è necessario che la scelta della partnership di progetto sia basata sulla convergenza di interessi e finalizzata al conseguimento di obiettivi congiunti.
4. Definizione delle attività, per raggiungere l’ obiettivo progettuale devono essere definite le attività, dalle quali scaturiranno i risultati del progetto (output o deliverables). Si sottolinea che nei progetti che richiedono il finanziamento pubblico hanno l’obbligo di inserire tra le attività progettuali l’informazione, la diffusione e lo sfruttamento dei risultati del progetto. Un elemento fondamentale per la gestione delle attività è la definizione dei tempi di realizzazione. Nei progetti si usa generalmente il diagramma di GANTT, in grado di fare una rappresentazione grafica del calendario delle attività, utile al fine di pianificare, coordinare e monitorare lo stato d'avanzamento del progetto.
5. Finanziare un progetto online, tutti i progetti oggi vengono presentati attraverso specifiche piattaforme, quindi il percorso che l’azienda segue, dalla sottomissione alla valutazione e successivamente alla rendicontazione delle spese, è esclusivamente on line.
6. Aggiudicazione, stipula del contratto, nel caso in cui una proposta venga selezionata, l’Ente finanziatore e l’azienda, attraverso la stipula del contratto si impegnano formalmente a realizzare le attività del progetto. La data della firma indica l’inizio del periodo contrattuale durante il quale vengono realizzate le attività ed effettuati gli impegni di spesa.  Il periodo contrattuale è fondamentale anche per stabilire l’eleggibilità delle spese di progetto, infatti, solo le spese effettuate in vigenza di contratto possono essere oggetto della sovvenzione. Infatti, tranne in rari casi in cui lo specifico programma lo preveda, i costi della fase precontrattuale non sono rimborsabili dall’Ente finanziatore.

Alla firma del contratto segue la definizione più accurata della pianificazione delle attività,  riportate nella proposta progettuale e successivamente inclusa nel Contratto con l’Ente Finanziatore. Infatti, in questa fase il piano di lavoro viene strutturato in modo più preciso e le attività descritte in dettaglio, con riferimento ai tempi e alle effettive risorse umane e finanziarie.

Nella fase di realizzazione delle attività si segue il ciclo di vita progetto, che include tutte le fasi dal punto di partenza al completamento del progetto. Così, man mano che il progetto va avanti, passa attraverso fasi distinte, ognuna con specifiche caratteristiche,  ma, strettamente connesse fra di loro. La riuscita di un progetto dipende anche dal Project Management, che deve possedere quella flessibilità che consente il continuo adattamento delle attività, al fine del raggiungimento dell’obiettivo prefissato.

Infine, un progetto finanziato, per poter avere successo, oltre a contenere gli elementi in grado di giustificare la richiesta di finanziamento, deve essere un progetto sostenibile cioè in grado di “sopravvivere” al finanziamento.