Project Management: come si gestisce un progetto?

Come gestire un progetto? Ci pensa il project management l'asset per far fronte a qualsiasi problema e necessità di sviluppo

Il project management è la risposta alla domanda “Come si gestisce un progetto?”. La gestione di un progetto è quell’attività complessa e articolata portata avanti da un team che permette lo sviluppo di un business e che ne può determinare il successo.

Per potere dare forma concreta a un’idea quello che serve è un piano di progetto strutturato attraverso il quale trasformare l’idea astratta in realtà imprenditoriale. Per accelerare i processi di attuazione del progetto e non rischiare di farlo rimanere solo una pila di fogli fermi su una scrivania, è essenziale dotarsi di un team di project management capace e preparato.

Il project management richiede l’applicazione di conoscenze e competenze ben precise affinchè il progetto venga portato avanti in maniera organica, riuscendo a far fronte a qualsiasi problema possa sorgere durante il suo svolgimento.

Un buon team di project management deve essere in grado di rispettare tempistiche e scadenze, di rispettare il budget assegnato per ciascuna attività e di portare avanti il lavoro in maniera coerente e allineata con gli obiettivi di business. Il lavoro dei project manager infatti è molto complesso e impegnativo in quanto richiede forti doti organizzative, abilità comunicative e interpersonali, una mente analitica e la capacità di prevedere e risolvere qualsiasi imprevisto.

La gestione di un progetto non è assolutamente un lavoro facile e richiede l’applicazione di tecniche e metodologie specifiche per costruire dei piani di azione non solo per ogni attività già prevista ma anche per quelle non previste. Lo scopo principale di un buon project management è di portare avanti il lavoro in maniera intelligente e funzionale, così da ridurre al minimo le inefficienze e permettere di velocizzare i processi.

Risulta evidente che gestire un progetto richiede molte responsabilità, oltre che forti competenze. Bisogna per questo individuare un responsabile del team, un project manager appunto, che si occuperà direttamente di:

• costruire il piano di progetto
• creare il giusto team
• assegnare a ognuno un’attività
• dirigere il team
• gestire le tempistiche e il budget
• documentare il processo seguito

Il team di project management si occuperà di seguire tutte le fasi di sviluppo di un progetto, dalla pianificazione, esecuzione, monitoraggio fino al controllo e conclusione. E allora, come strutturare al meglio il lavoro per ottimizzare lo sviluppo del progetto? È possibile riassumere questo lavoro in 6 passi da seguire:

1. Individuare gli stakeholder: questi sono tutti coloro che sono portatori di interesse rispetto ai risultati del piano di progetto. Bisogna tenere sempre a mente gli interessi e i bisogni degli stakeholder durante la creazione e lo sviluppo del progetto.
2. Impostare le priorità e gli obiettivi: è fondamentale determinare delle priorità in termini di azioni così da creare degli obiettivi da raggiungere. È utile impostare delle metriche per definire in maniera misurabile quando l’obiettivo è stato raggiunto.
3. Definire i risultati: bisogna stabilire cosa si vuole ottenere da ogni specifica attività. Sarà meglio stabilire anche delle scadenze per ogni risultato da raggiungere così da ottimizzare i tempi.
4. Programmare le attività: è molto importante essere padroni del tempo ed essere consapevoli delle azioni che ogni risorsa dovrà svolgere. Questo potrà evitare di rimanere intrappolati in attività troppo complicate o lunghe. È bene quindi definire il tempo a disposizione per ogni attività e chi ne sarà responsabile.
5. Fare la valutazione dei rischi: non si può lasciare nulla al caso e sperare che tutto vada per il meglio. Bisogna essere lungimiranti e consapevoli, porsi delle domande su ogni aspetto del progetto che potrebbe costituire un problema in futuro: dalle risorse umane implicate, alle risorse economiche necessarie, dai problemi logistici o di produzione, alla customer care, ecc.
6. Presentazione del piano di progetto: da questo momento il gioco ha inizio. Il progetto può essere presentato a tutti gli stakeholder e se tutto è stato pianificato correttamente il progetto di business diventerà presto una realtà.