Come nasce un progetto? Forse ti si è accesa una lampadina e un’idea nuova si sta facendo strada nella tua mente. Vorresti trasformarla in progetto, ma nel giro di pochi minuti i tuoi pensieri hanno iniziato a vorticare in una spirale inesorabile di aspetti e problematiche da affrontare e l’unica cosa che vorresti fare è urlare AIUTO.
Non preoccuparti, tutto quello che ti serve è un piano di progetto e una squadra che ti aiuti a realizzarlo. Per farlo è indispensabile capire cosa si intende per progetto e come questo deve essere strutturato.
Allora cos’è un progetto? Proveremo a dare una risposta chiara ed esaustiva a questa domanda mostrandoti l'abc della progettazione, con l’obiettivo di guidarti nella realizzazione della tua idea d’impresa.
Progettare non è altro che il processo tramite cui viene data una forma definita e concreta a un’idea nuova e unica. Un progetto infatti nasce sempre da un’idea, proprio come una pianta nasce da un seme che per crescere ha bisogno di essere curato, nutrito e controllato in tutte le fasi di sviluppo e consolidamento. Allo stesso modo, per far sì che un’idea diventi un business che funzioni è necessario creare un piano sistematico di azioni.
Bisogna quindi innanzitutto chiedersi: cosa voglio ottenere con la mia idea? Ovvero è necessario fissare degli obiettivi progettuali sviluppando un progetto organico suddiviso per fasi. La progettazione allora deve portare alla gestione sistemica di un’insieme di attività correlate con un inizio e una fine, svolte da un gruppo di persone che lavorano insieme per un periodo di tempo definito.
Chiarito cosa è un progetto, è il momento di entrare ancora di più nel dettaglio: analizzeremo fase per fase la gestione delle attività.
Nel project management, generalmente, si suddivide il lavoro in 4 macro fasi: definizione, implementazione, monitoraggio e controllo. Al fine di dare un’idea veramente chiara di come vada affrontato un progetto anche ai “non addetti ai lavori”, spacchetteremo ulteriormente queste macro fasi.
1. AVVIO
A monte della definizione di un progetto si affronta una fase preliminare che riguarda la valutazione dell’idea stessa. Se è vero, come abbiamo detto, che un progetto nasce da un’idea, è vero anche che l’idea per diventare progetto deve essere realizzabile.
Interrogarsi sulla fattibilità dell’idea è fondamentale per valutare i rischi d’impresa a cui si va incontro. È bene quindi analizzare tutti gli aspetti operativi necessari alla realizzazione del progetto:
Una volta data una risposta a queste domande e trovate eventuali soluzioni a problematiche emerse, si può procedere con l’avvio del progetto passando alle fasi successive.
2. DEFINIZIONE
Durante la fase di definizione ci si dedica a dare una forma all’idea, definendo appunto il campo e il raggio di azione del progetto. È necessario stilare una lista di:
Pertanto in questa fase viene delineato un vero e proprio piano di progetto che fa da cornice a tutto il lavoro successivo.
3. PROGRAMMAZIONE
Nella fase di programmazione ci si concentra sulle operatività da svolgere assegnando per ognuna ruoli e tempistiche da rispettare. Bisogna quindi creare una tabella di marcia all’interno della quale verrà indicato il team che interverrà in ciascuna fase del progetto, verrà stimata una durata per ogni attività e un budget per portarle a termine.
Inoltre durante la programmazione non deve assolutamente sfuggire di pianficare anche le strategie di risposta da attuare in caso di possibili imprevisti.
4. ESECUZIONE
Si arriva così alla fase di esecuzione progettuale, ovvero si mette in pratica tutto ciò che è stato pianificato e programmato, per dare concretezza al progetto. Non appena si procede con la realizzazione delle attività, il progetto avrà una sua presenza sul mercato, diventerà una vera realtà di business. In questa fase la presenza e l'attenzione del management deve essere alle stelle, poichè è proprio adesso che potranno sorgere inefficienze, attività superflue, esigenze in termini di risorse e competenze etc.
Quindi, per realizzare un progetto di successo, potrebbe essere necessario apportare dei miglioramenti nella filiera dei processi, pertanto è indispensabile mantenersi accurati e non lasciare nulla al caso.
5. CONTROLLO
In fase di controllo si mette in pratica quanto anticipato prima. Di fatti si può dire che la fase di controllo si sovrappone a quella di esecunzione, in quanto è proprio attraverso il controllo che possono venire a galla eventuali errori, ritardi, inefficienze o scostamento dagli obiettivi.
In realtà un buon team di management deve monitorare costantemente l’andamento delle attività, pertanto la fase di controllo è piuttosto un modus operandi che si sviluppa lungo tutto il periodo di realizzazione del progetto. Scopo principale del controllo è fare in modo che il piano di progetto e la sua esecuzione portino realmente ad ottenere i risultati previsti.
6. CONCLUSIONE
Il progetto raggiunge la fase di conclusione nel momento in cui è stato pienamente realizzato e consegnato formalmente a tutti gli stakeholder. In questa fase è importante riunire tutto il team di lavoro per valutare l’andamento del progetto e individuare eventuali miglioramenti da effettuare nello svolgimento per un prossimo progetto.
Adesso non rimane che mettere in pratica questi consigli e provare a realizzare il tuo piano di progetto: il team di Beetroot Srl è a tua disposizione per aiutarti nello sviluppo e nella progettazione del tuo progetto.
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