La produttività del lavoro viene definita come un importante indicatore dell’efficienza di un lavoratore, di un team o di un’azienda, nel generare beni/servizi in un certo lasso di tempo e con un certo volume di risorse. Quindi, la produttività del lavoro tiene conto di tre indici chiave: tempo, risorse, prodotto finale.
In generale, si può affermare che: “quanti più risultati vengono raggiunti in meno tempo e richiedono la minor quantità di risorse, maggiore è la produttività di un dipendente, team o organizzazione”.
La vita lavorativa professionale attuale richiede una forte concentrazione per riuscire ad essere produttivi sul lavoro. Infatti, succede spesso che pur lavorando al massimo delle proprie capacità diventa quasi impossibile riuscire a portare a termine i propri compiti. Le principali ragioni che non ci fanno essere più produttivi sono due: conserviamo cattive abitudini che interferiscono sulla nostra attività lavorative; non siamo proattivi, ma, solo reattivi. Per ottenere il controllo delle nostre giornate lavorative dobbiamo, dunque, concentrarci su questi due aspetti al fine di migliorarci come persona e diventare più produttivi al lavoro.
Esistono delle regole generali che aiutano il lavoratore ad assumere sane abitudini che portano ad aumentare la produttività:
organizzare lo spazio di lavoro: tenere in ordine lo spazio di lavoro, in modo da potere accedere facilmente a tutto ciò di cui si ha bisogno, aiuta a ridurre i livelli di stress e di conseguenza a produrre risultati migliori;
assumere un approccio ottimistico: esiste una stretta correlazione tra felicità e produttività. Infatti, quando si lavora ad un progetto nel quale si crede, risulterà più semplice dedicare il proprio tempo. Viceversa, una persona non soddisfatta della propria condizione lavorativa non può essere produttiva in quanto quello che sta facendo non gli porta nessun beneficio;
pianificare le attività: le liste delle cose da fare (To Do List) facilitano l’organizzazione della giornata lavorativa, mettono l’accento sulle attività più importanti (attività prioritarie). A tal fine, esistono strumenti di pianificazione digitale come ad esempio ResourceGuru o Float;
evitare attività multitasking: è vero che il nostro cervello è in grado di svolgere più di un’attività contemporaneamente, ma per aumentare la produttività è necessario limitare al massimo il numero di attività su cui concentrarsi;
introdurre pause regolari: diversi studi hanno dimostrato che fare pause regolari migliora la concentrazione e la qualità del lavoro. Ai fini della maggiore produttività, quindi, sono necessarie delle pause cicliche;
individuare le ore più produttive: individuare le ore della giornata in cui un lavoratore si sente più attivo, vuol dire potere dedicare ai compiti più complessi le ore più produttive.
eliminare le possibili distrazioni: per svolgere un compito lavorativo è importante potere mantenere la concentrazione dall’inizio alla fine. Generalmente, elementi di distrazione sono notifiche sul telefono o sul desktop, che quindi, devono essere opportunamente gestiti. Esistono strumenti informatici, piattaforme come ad esempio Teams e Slack, che consentono di silenziare e attivare le notifiche in base al canale, al gruppo o alla persona coinvolta.
Nell’impresa la produttività del lavoro tiene in considerazione oltre le prestazioni delle risorse umane, anche l’utilizzo e i tempi di risposta di attrezzature e macchinari, l’implementazione di metodologie e processi di lavoro; più efficiente è la gestione di questi parametri, maggiore è l’indice di produttività.
Quindi, in azienda, diventa fondamentale potere misurare la produttività lavorativa. Ad esempio, conoscere come vengono gestiti i tempi, le ore di lavoro e la distribuzione dei compiti in azienda consente di massimizzare l’utilizzo delle risorse, di avere accesso a quelle dinamiche di gruppo che potrebbero ostacolare la crescita aziendale, di facilitare la conoscenza di aspetti della cultura dell’organizzazione.
Per gestire il complesso contesto aziendale, esistono una varietà di tecniche in grado di migliorare la produttività del lavoro (hack di produttività), in base anche alla tipologia di prodotto aziendale. Di seguito quelle maggiormente utilizzate:
Tecnica “non spezzare la catena” (metodo Jerry Seinfeld), cominciare un singolo compito ed eseguirlo ininterrottamente dall’inizio alla fine. Quindi, definire una data di inizio e una data di consegna del prodotto;
Tecnica del pomodoro (metodo Francesco Cirillo), utilizzare i vecchi e familiari timer da cucina (che generalmente hanno la forma di pomodori), per introdurre le pause lavorative;
Tecnica Toyota (metodo Kanban), i kanban sono schede simili ai post-it utilizzate per etichettare i processi di un’attività suddivisa in fasi; attraverso una bacheca strutturata (nella forma più elementare) in tre colonne: attività in sospeso, in corso, finale, la scheda con l’attività si sposterà man mano che gli obiettivi vengono completati;
Tecnica Blocco del tempo (time blocking), consiste nel riservare lunghi periodi di tempo (più di un’ora e mezza ma meno di 3) per lavorare su una o più attività specifiche senza interruzioni;
Tecnica Must, Should, Want , si basa sulla definizione delle priorità, i tre parametri: devo, dovrei, voglio permette di costruire costruire liste classificate, esempio: devo organizzare un incontro con i fornitori; dovrei analizzare il rapporto sulle vendite; voglio il mio ufficio.Questo ci aiuterà a visualizzare ciò che conta davvero, ciò che è urgente o ciò che ci porterà maggiori benefici;
Tecnica 80/20 ( “principio di Pareto”) l’80% dei risultati di un’attività proviene dal 20% dello sforzo che si genera. In questo modo, questa regola ci aiuterà a identificare quali sono le attività chiave che svolgiamo e che si traducono in una maggiore marginalità ed efficienza e di conseguenza, potremo ottimizzare queste attività.
Concludendo si può affermare, che si tratti di lavoro professionale o imprenditoriale, la produttività sul lavoro è senza dubbio un parametro importante che va monitorato, migliorato, misurato. Come abbiamo potuto analizzare non esiste un metodo universale per essere efficienti, efficaci e produttivi sul lavoro. Infatti, per migliorare i livelli di produttività di individui ed imprese, esistono una varietà di tecniche che possono essere scelte e personalizzate in funzione delle necessità espresse. Ogni individuo o azienda conosce quale metodo si adatta meglio ed è più facilmente applicabile al proprio contesto di riferimento.
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